Un séminaire d’entreprise est une occasion singulière pour fédérer les esprits autour d’un projet ou encore d’une nouvelle stratégie de développement. Généralement réalisé en dehors des locaux de l’enseigne, il constitue une occasion pour les professionnels de travailler d’une façon inhabituelle. Découvrez comment organiser et réussir le séminaire d’entreprise original : un séminaire hors du commun!
Choisissez le thème du séminaire et les objectifs liés
La première étape dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise original est le choix d’un thème intéressant. Celui-ci peut concerner le lancement d’un futur projet ou l’adoption d’une stratégie nouvelle. Le sujet principal d’un tel événement peut porter également sur l’examen de la performance des activités de la structure. Une fois le thème choisi, il faut penser à définir des objectifs à atteindre. Ceci nécessite de connaître auparavant la cible. Le séminaire peut être organisé à destination :
- des partenaires ;
- des clients ;
- des salariés de l’entreprise.
Bien connaître la cible et ses attentes permettra d’adapter les actions à mener.
Définissez le budget en lien avec le format du séminaire
Il vous faudra aussi définir un budget en fonction du format choisi. Il doit prendre en compte tous les aspects de l’organisation du séminaire. Vous devez aussi prévoir une marge pour les imprévus.
En ce qui concerne le format, il peut être :
- une journée entière ;
- le temps d’un dîner ;
- un week-end ;
- quelques jours.
Notez que cela dépendra du thème choisi, des activités à faire ainsi que de l’effectif.
Choisissez la date et le lieu
La détermination d’une date doit se baser sur les souhaits des participants. Il est préférable de faire un petit examen avant tout choix plutôt que d’imposer un jour au hasard. Ceci vous permet par exemple d’éviter les dates qui tombent sur des événements. Ne choisissez pas non plus les week-ends prolongés, les jours fériés ou les fêtes religieuses.
Concernant le lieu, il doit prendre en compte les contraintes des participants. Si vous désirez organiser le séminaire sur un site éloigné, il vous revient de prendre les dispositions nécessaires. Vous pouvez par exemple mettre un bus à la disposition des participants pour faciliter leur déplacement.
Assurez-vous par ailleurs de réserver les lieux pour éviter toute mauvaise surprise.
Pensez à faire un rétroplanning et un planning
Le rétroplanning est important, car il se présente comme un calendrier prévisionnel efficace qui démarre à la date d’achèvement des travaux. Il comporte essentiellement les échéances, les acomptes à verser, les réservations effectuées.
Quant au planning, il comporte la répartition des activités durant le temps du séminaire. Sont inclus dans le planning :
- les heures de tenue des conférences ;
- les horaires de déroulement des activités prévues ;
- les pauses et plages horaires libres.
Le planning doit être communiqué aux participants en avance pour les aider à se préparer efficacement.
Communiquez sur l’événement
La dernière action à mener, et sans doute la plus cruciale pour réussir votre séminaire, est de communiquer. La communication se fait avant, pendant et après l’événement.
Avant le séminaire, il vous faut informer les intervenants des différentes dispositions nécessaires à son bon déroulement. Vous devez donc les prévenir de la tenue de circonstance, des équipements ainsi que d’autres mesures indispensables.
Durant la tenue du séminaire, ne manquez pas de leur rappeler des dispositions particulières à prendre. Cela peut concerner les pauses, la gestion de la restauration, etc.
À posteriori, mettez en place un processus d’évaluation. Cela vous aide notamment à avoir les retours des participants pour améliorer les éditions futures.
