À l’instar des autres secteurs, il est aussi toléré de détruire des dossiers médicaux, qu’ils soient en version papier ou en version électronique. Pour le faire, il est important de prendre un certain nombre de précautions pour éviter tout risque. Il s’avère par exemple utile de suivre les exigences légales relatives à une telle démarche. Découvrez l’essentiel à savoir sur le thème destruction archives médicales : détruire des documents sensibles.
Que faut-il savoir sur les archives médicales ?
En référence au code du patrimoine, certains types d’archives peuvent êtres détruites. Cette procédure doit se faire sous la vérification technique de la direction des patrimoines et du service interministériel. En effet, la destruction archives médicales est une démarche plus ou moins délicate.
Sachez que la décision de conserver ou non d’anciens documents est de la responsabilité de la direction. Ladite conservation se fait suivant différents modes de traitement. Ces dernières répondent aux règles stratégiques et sécuritaires mises en place par la direction des archives.
Vu l’importance de telles archives, elles sont traitées par des personnes habilitées dans le domaine. Il est nécessaire de respecter la confidentialité des données que contiennent ces sources anciennes. Quand il s’agit des archives de la santé, il est à distinguer plusieurs variétés. Il est possible de les classer ainsi :
- les archives administratives ;
- les archives liées aux patients ;
- les archives diverses.
Il est à savoir que les archives médicales sont régies par des fixations. Il revient donc de prendre en compte les divers principes rattachés avant de procéder à la destruction de ces documents.
Destruction des données médicales : quelles sont les règles à respecter ?
Afin d’opérer la destruction totale des archives, les spécialistes de la santé doivent se référer à quelques obligations. Avant tout, il leur revient d’obéir aux lois liées à la protection des données personnelles des patients. La direction doit prendre ses responsabilités en réalisant une sélection des données à maintenir ou à détériorer. Les directeurs des établissements médicaux sont appelés également à élaborer un bordereau de destruction. Il doit y être mentionné la liste des documents à détériorer. Ce document doit être aussi émargé par les professionnels concernés.
Autres informations liées à la destruction des archives médicales
Après avoir maintenu aux archives pendant quelques temps les documents médicaux, la direction peut décider de les détruire. Cette destruction doit respecter une fréquence donnée. Il est nécessaire de savoir que cette procédure concernant les archives médicales s’effectue une fois dans l’année.
La vérification des délais de conservation
L’ultime démarche à faire avant de détruire les documents médicaux, c’est de vérifier les délais de conservation. Habituellement, les dossiers médicaux des patients ont une durée d’archivage d’environ 20 ans. Ce délai doit notamment inclure le dernier jour de consultation du patient. D’autres établissements ont toutefois la capacité de conserver pendant plus d’une vingtaine d’années les documents médicaux de leurs clients.
La destruction proprement dite
Avant de procéder à la destruction des archives médicales, le personnel de l’établissement doit avoir l’aval du chef service. Celui-ci est accordé via le bordereau de destruction portant un visa du chef du service des archives. Pour finir, en cas de non-destruction des archives médicales par le prestataire responsabilisé à cet effet, ce dernier peut être poursuivi judiciairement.
